Datenschutzerklärung

Verantwortlicher

modubill.de. Die vollständigen Angaben stehen im Impressum.

Was verarbeitet wird

Die folgende Aufstellung beschreibt, was diese Installation tatsächlich tut. Sie ist aus deren Konfiguration abgeleitet – nicht aus einer Vorlage.

Benutzerkonto

Daten: Name, E-Mail-Adresse, verschlüsseltes Passwort, Zeitpunkt der letzten Anmeldung
Zweck: Anmeldung, Zuordnung von Rechten und Zuordnung der erfassten Daten zum Betrieb.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Erfüllung des Nutzungsvertrags
Empfänger: Keine. Diese Daten verlassen den Server nicht.
Speicherdauer: Bis zur Löschung des Kontos; Protokolleinträge zur Anmeldung darüber hinaus nach den Angaben unten.

Daten, die der Betrieb selbst erfasst

Daten: Kundenstammdaten, Belege, Projekte, Zeiten und Termine, hochgeladene Dateien
Zweck: Bereitstellung der gebuchten Funktionen. Der Betrieb entscheidet, was er erfasst.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für die Daten der Kunden des Betriebs handelt der Anbieter als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO
Empfänger: Keine. Diese Daten verlassen den Server nicht.
Speicherdauer: Solange das Konto besteht. Belege unterliegen den steuerlichen Aufbewahrungsfristen von acht bzw. zehn Jahren (§ 147 AO, § 257 HGB) und werden auch auf Wunsch nicht vorzeitig gelöscht.

Aktivitätsprotokoll

Daten: Benutzerkennung, Zeitpunkt, ausgeführte Aktion, betroffener Datensatz
Zweck: Nachvollziehbarkeit von Änderungen – für den Betrieb selbst und als Nachweis nach den Grundsätzen ordnungsmässiger Buchführung.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c und lit. f DSGVO – gesetzliche Pflicht und berechtigtes Interesse an der Nachvollziehbarkeit
Empfänger: Keine. Diese Daten verlassen den Server nicht.
Speicherdauer: Nach den Aufbewahrungsfristen der jeweiligen Vorgänge.

Sicherungen

Daten: vollständige Abzüge der Datenbank und der Dateiablage
Zweck: Wiederherstellung nach einem Ausfall oder einem fehlgeschlagenen Update.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse am Betrieb; Art. 32 DSGVO – Sicherheit der Verarbeitung
Empfänger: Keine. Diese Daten verlassen den Server nicht.
Speicherdauer: Nach der eingestellten Staffelung; Sicherungen vor einem Eingriff 90 Tage.

Zahlungsabwicklung über Stripe

Daten: Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsbetrag, Zahlungsmittel (beim Anbieter, nicht hier)
Zweck: Abwicklung der Zahlungen für das Abonnement.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Erfüllung des Vertrags
Empfänger: Stripe. Zahlungsdaten werden dort erhoben; diese Anwendung speichert keine Kartendaten.
Speicherdauer: Nach den Aufbewahrungsfristen des Handels- und Steuerrechts.

KI-Assistent

Daten: die gestellte Frage, die Stammdaten, die der Assistent dafür nachschlägt, ausdrücklich angehängte Dateien (PDF, Bild, Text, CSV)
Zweck: Beantwortung der Frage und Anlegen von Belegentwürfen. Der Assistent wird nur auf ausdrückliche Eingabe tätig; ohne Frage geht nichts hinaus.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Erfüllung des Nutzungsvertrags
Empfänger: ChatGPT (OpenAI). Übermittelt wird, was gefragt wurde, was der Assistent dafür aus den Stammdaten nachgeschlagen hat, und was ausdrücklich angehängt wurde. Dateien gehen nur mit, wenn sie im Fenster angehängt werden – nie automatisch. Wird das Mikrofon benutzt, übermittelt ausserdem der Browser das Gesprochene an seinen Spracherkennungsdienst (in Chrome: Google).
Speicherdauer: Frage, Antwort und der Hinweis auf angehängte Dateien bleiben im Protokoll des Betriebs. Der Inhalt angehängter Dateien wird nicht zusätzlich gespeichert. Wie lange der Anbieter die Übermittlung vorhält, richtet sich nach dessen Bedingungen.

Auslagerung der Sicherungen

Daten: verschlüsselte Sicherungen
Zweck: Aufbewahrung an einem zweiten Ort, damit ein Ausfall des Servers nicht auch die Sicherungen mitnimmt.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; Art. 32 DSGVO
Empfänger: Der eingerichtete Speicherort. Die Sicherungen sind vor dem Übertragen verschlüsselt (AES-256-GCM); der Schlüssel verlässt den Server nicht.
Speicherdauer: Nach der eingestellten Staffelung.

Was in Ihrem Browser abgelegt wird

Diese Anwendung setzt weder Werbe- noch Analysecookies und bindet keine fremden Dienste ein. Abgelegt wird nur, was für die Anmeldung nötig ist, und was Sie selbst eingestellt haben – beides ohne Einwilligung zulässig (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Vollständig aufgeführt steht das unter Cookie-Einstellungen. Dort lassen sich die auf diesem Gerät gespeicherten Einstellungen auch löschen.

Ihre Rechte

Auskunft Sie können erfahren, welche Daten über Sie verarbeitet werden. (Art. 15 DSGVO)
Berichtigung Unrichtige Daten müssen berichtigt werden. (Art. 16 DSGVO)
Löschung Daten müssen gelöscht werden, wenn der Zweck entfallen ist – soweit keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist entgegensteht. (Art. 17 DSGVO)
Einschränkung Die Verarbeitung kann eingeschränkt werden. (Art. 18 DSGVO)
Datenübertragbarkeit Sie können Ihre Daten in einem gängigen Format erhalten. (Art. 20 DSGVO)
Widerspruch Gegen Verarbeitungen aufgrund berechtigten Interesses können Sie widersprechen. (Art. 21 DSGVO)
Beschwerde Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren – zuständig ist die des Bundeslandes, in dem der Verantwortliche sitzt. (Art. 77 DSGVO)

Was hier noch ergänzt werden muss

Die folgenden Punkte hängen davon ab, wer diese Installation betreibt und mit wem Verträge bestehen. Keine Software kann sie beantworten – und ein Textbaustein an ihrer Stelle wäre geraten.

Verantwortlicher und ggf. Datenschutzbeauftragter: Wer verantwortlich ist, steht im Impressum. Ob ein Datenschutzbeauftragter benannt werden muss, hängt von der Zahl der Beschäftigten und der Art der Verarbeitung ab (§ 38 BDSG).
Auftragsverarbeiter und Hosting: Wo dieser Server steht und wer ihn betreibt, weiss nur der Betreiber. Mit jedem Auftragsverarbeiter ist ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO zu schliessen und zu nennen.
Übermittlung in Drittländer: Ergibt sich aus den eingesetzten Dienstleistern – und die kennt nur der Betreiber.
Aufbewahrung der Serverprotokolle: Zugriffsprotokolle entstehen im Webserver vor dieser Anwendung. Wie lange sie aufbewahrt werden, entscheidet dessen Konfiguration.

Diese Aufstellung wurde aus der Konfiguration dieser Installation erzeugt und ersetzt keine Rechtsberatung. Ob sie im Einzelfall vollständig ist, kann nur beurteilen, wer den Betrieb und seine Dienstleister kennt.